Digitale Zusammenarbeit

Wissenswertes | Vorteile und Problemfelder

Im Zuge der Digitalisierung rückt auch das Thema digitale Zusammenarbeit immer weiter in den Fokus. Denn wer Prozesse optimieren möchte, findet in diesem Bereich ein erhebliches Potenzial an Verbesserungsmöglichkeiten. Dies gilt für Unternehmen ebenso wie für Behörden oder Bildungseinrichtungen.

Wie genau definiert sich Digitale Zusammenarbeit?

Prinzipiell geht es darum, mithilfe digitaler Lösungen ortsunabhängig an einem gemeinsamen Projekt zu arbeiten. Dies beinhaltet den Ideenaustausch ebenso wie das Zuweisen von Aufgaben an Teammitglieder. Mithilfe von Kollaborationstools und entsprechender Hardware werden die erforderlichen Prozesse organisiert. Alle Beteiligten sind stets auf dem aktuellen Informationsstand. Clouddienste stellen einen zentralen und transparenten Speicherplatz zur Verfügung. Dies birgt zudem ein enormes Einsparpotenzial.

Vorbei die Zeit der E-Mail-Flut und Zeitverluste. Chat-Programme oder Videotelefonie ermöglichen einen direkten Austausch in Echtzeit und vereinfachen zugleich den Datentransport. Auch können alle Mitglieder eines Teams oder einer Gruppe Dokumente parallel bearbeiten. Projektmanagement-Tools helfen, die Effizienz der Teams zusätzlich zu steigern. So kann beispielsweise die Aufteilung der Arbeitspakete fortlaufend je nach Auslastung der Teammitglieder angepasst werden.

Wo liegen weitere entscheidende Vorteile der digitalen Zusammenarbeit?

Homeoffice-Lösungen sowie das standortübergreifende Arbeiten allgemein gewinnen immer mehr an Bedeutung. Die Corona-Pandemie hat nachdrücklich gezeigt, dass Defizite in der Digitalisierung sich unmittelbar auf die Konkurrenzfähigkeit von Unternehmen auswirken können. Mit der passenden Infrastruktur werden hier alle Hürden beseitigt und ein zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten problemlos ermöglicht. Dies wiederum wirkt sich nachhaltig positiv auf die Zufriedenheit und damit auch die Produktivität aus.

Welches sind die zentralen Problemfelder im Zusammenhang mit digitaler Zusammenarbeit?

Um Prozesse von Grund auf zu erneuern, erfordert es zum einen die Bereitschaft aller Beteiligten sowie eine qualifizierte Weiterbildung. Neben theoretischen und praktischen Kenntnissen ist Akzeptanz ein Schlüssel zum Erfolg.

Datenschutz und Datensicherheit spielen ebenfalls eine übergeordnete Rolle. Werden mehr Daten und Informationen auf digitalem Weg ausgetauscht, bedeutet dies auch höhere Anforderungen an die Infrastruktur. Dazu gehört der sichere Netzwerkzugang ebenso wie eine erweiterte Serverstruktur. Kompatible Endgeräte wie Notebooks, Tablets und Smartphones mit hohem Sicherheitsstandard runden das Bild ab. Für Online-Meetings ist zudem die passende Konferenztechnik entscheidend. Smartboards in verschiedenen Ausführungen stellen ein weiteres Hilfsmittel dar.

Aus diesen Maßnahmen ergibt sich ein erhöhter Investitionsbedarf für Hard- und Software in zeitlichen Abständen von wenigen Jahren. Denn das Tempo der technischen Weiterentwicklung steigt enorm. Daher ist das Mieten der gesamten Büroausstattung eine lohnenswerte Alternative. Bei diesem Modell können Sie nicht nur für Smartphones, sondern auch für Notebooks und Tablets ein automatisches Geräte-Upgrade nach spätestens zwei Jahren erhalten.